Como organizar uma empresa de eventos

O mercado de eventos no Brasil é promissor. Em 2017, a expectativa é de um novo aquecimento, depois da retração ocorrida em 2015 e 2016. Com uma variação de segmentos, o mais importante para quem trabalha nesse meio é lembrar que se está lidando com alta expectativa dos clientes. Neste texto, daremos algumas dicas para que a organização da sua empresa de eventos não tenha falhas.

Faça um plano de negócios

Pesquisar o mercado, conhecer a concorrência, estar ciente da relação entre investimento e retorno são pontos do plano de negócios. Apesar de não garantir o sucesso da empresa, o plano de negócios auxilia a visualizar o futuro da empresa, antecipa problemas e facilita sua correção, além de ser o primeiro passo na reunião com qualquer sócio ou investidor. O Sebrae oferece uma plataforma online para a elaboração de planos de negócios, além das consultorias presenciais nas sedes por todo o Brasil.

Defina um público-alvo
O mercado de eventos é bastante amplo. É possível organizar eventos sociais, de entretenimento e corporativos e, dentro de cada área, os públicos são diversos. Cada tipo de evento tem características, investimentos e expectativas muito diferentes e, ao se especializar em uma área específica, a empresa ganha a expertise e a fidelidade de uma gama de clientes, garantindo a continuidade do trabalho.

Esteja ciente das exigências legais e específicas
Muitas pessoas começam a trabalhar com eventos de maneira informal e a partir de casa. No entanto, ao estruturar a empresa é muito importante deixar em dia a documentação e estar ciente das especificações daquele negócio.
As etapas são:

• Análise de Viabilidade de Localização (responsabilidade do município);
• Registro da empresa, que pode ser feito nas seguintes categorias: Limitada, Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI) e Empresário Individual;
• Entrega do contrato na Junta Comercial;
• Obtenção das licenças de funcionamento.

Atualmente, existe o Sistema de Registro de Licenciamento de Empresas – RLE que integra todas essas etapas em uma única entrada, facilitando e desburocratizando todo esse processo. Como essa é uma etapa delicada e importante, em caso de dúvidas, procure uma consultoria.

Estrutura e Pessoal
A empresa pode ser um home office com equipe enxuta ou uma estrutura maior, com mais funcionários. Também há a possibilidade de terceirizar pessoal, principalmente para atuar no dia do evento.
Tanto a estrutura quanto o pessoal serão definidos a partir da dimensão pretendida para a empresa, que já foi decidida no plano de negócios.

Equipamentos
Para a sede da empresa são necessários mesas, cadeiras, computadores, impressoras, telefones e linhas telefônicas, acesso à internet, celulares para comunicação empresarial e no dia dos eventos.
Para os eventos, é necessário dimensionar os equipamentos de som, segurança, porte e estrutura de acordo com o tamanho, local e público esperado. Para garantir a melhor estrutura para seu evento, a Auratec oferece os melhores serviços. Consulte nosso catálogo.