Organizando um evento corporativo

15/05/2017·

De acordo com matéria da Câmara Americana de Comércio Brasil – Estados Unidos (AMCHAM), 65% dos empresários acreditam no crescimento do mercado de eventos corporativos em 2017. Dentro da área de produção, esse é um nicho que apresenta várias vantagens. Movimenta uma grande soma de dinheiro, pois é destinado ao fechamento de negócios e desenvolvimento de novos mercados. Pode ocorrer em qualquer época do ano. Muitas vezes, recebe estímulo dos governos locais, que buscam atrair um tipo específico de turismo para suas cidades. Com um cenário tão positivo, esse campo tem atraído muitos produtores. Porém, trata-se de um público muito exigente e é um tipo de evento que demanda atenção e alguns cuidados.

Conheça bem a comissão organizadora.

Os eventos corporativos são uma iniciativa de empresas ou associações que busca reunir o maior número de interessados em um determinado tipo de negócio. Uma comissão organizadora será criada para elaborar o encontro da melhor maneira. Um bom produtor deve estar afinado com essa comissão. Esse grupo de pessoas informará dados importantes como:

Exigências e expectativas do público-alvo;
Número de pessoas esperadas;
Tipo e tamanho de eventos que acontecerão durante o encontro;
Demandas sobre localização e estrutura;
Demandas dos palestrantes e convidados;
Necessidades de sinalização, produção de brindes e material de apoio.

Faça um check-list.

O check-list é peça fundamental de qualquer evento. No evento corporativo, tem-se que lidar com convidados variados, com agendas bastante diferentes. Nessa situação, o check-list evita atrasos ou confusões. Também é um forte aliado para garantir que os serviços de alimentação e transporte serão fornecidos no horário correto.

O ideal é criar essa lista junto com a comissão organizadora, estando certo de ter enumerado todas as necessidades para que tudo corra bem. Essa relação é elaborada ainda na pré-produção do evento e será útil até a fase de pós-produção. É um controle para saber o que deu certo e errado na produção e também funciona como sistema de avaliação dos fornecedores.

Forme uma equipe qualificada.

Essa é uma dica aplicável a qualquer evento. Eventos corporativos podem durar apenas um dia e reunir poucos profissionais ou seguir por vários dias e receber pessoas em diferentes níveis de carreira. A equipe precisa estar preparada para receber a todos igualmente e disposta a trabalhar por vários dias, atendendo a diferentes níveis de exigência. Um time de qualidade é primordial para o sucesso do evento.

Divulgue corretamente.

Diferentemente de outros eventos, o corporativo tem um público específico. Além de pensar na identidade visual, peças gráficas e papelaria, é essencial definir uma estratégia de divulgação. Definir claramente o público-alvo, as peças mais efetivas e os locais de divulgação – reais e virtuais – são parte importante dessa fase.

Crie uma estrutura de inscrições compatível.

Nessas situações, uma reclamação comum é não conseguir fazer inscrições por problemas na plataforma ou falta de retorno da comissão organizadora. Pense que o objetivo final deste evento é fechar negócios e ampliar networking. A melhor forma de atingir essas metas é gerando credibilidade e isso começa na inscrição. Um primeiro contato ruim pode comprometer toda uma marca. Faça os testes necessários para garantir que todos os participantes ficarão satisfeitos.

Cuide bem do pós-evento.

Eventos corporativos não acabam com a partida do último participante. Alguns itens devem ser observados para que o sucesso da sua produção seja total:

Distribua formulários de avaliação. Eles serão preciosos instrumentos para a organização de uma nova edição.
Faça uma comparação da avaliação com o check-list e veja o que faltou e o que pode ser melhorado.
É necessário emitir e enviar certificados para os participantes. Lembre de fazer isso no prazo previamente estipulado. Caso haja possibilidade de atraso, envie uma comunicação prévia a todos os participantes.
Avalie e edite o material fotográfico e audiovisual. Esses registros serão úteis para a divulgação de uma próxima edição do evento e são uma boa amostragem dos resultados conseguidos.

Com essas dicas, é possível criar um evento corporativo de sucesso, independente do porte. Lembre-se que é importante informar-se a respeito do mercado que será atendido. Isso evita gafes e pode trazer ótimos ideias para o material promocional do encontro.